Основна сврха овог програма је креирање и рад са базама података које се могу повезати и за мале пројекте и за велике послове. Уз то, биће вам згодно да управљате подацима, уређујете и чувате информације.
Апликација Мицрософт Оффице суите - Аццесс - служи за рад са базама података.
Креирање нове базе података
Наравно, прије почетка рада требат ћете креирати или отворити постојећу базу података.
Отворите програм и идите на главни мени кликом на команду "Филе", а затим изаберите ставку "Цреате". Креирајући нову базу података, биће вам представљена празна страница која ће имати једну табелу или веб базу података која вам омогућава да користите уграђене алате за програм, на пример, за ваше публикације на Интернету.
Поред тога, да би се максимизирало стварање нове базе података, корисник има избор шаблона за креирање базе података која је фокусирана на одређени задатак. Ово вам може, успут речено, помоћи да брзо креирате потребну форму табеле, без потребе за ручним подешавањем.
Попуњавање базе података информацијама
Након креирања базе података потребно је попунити релевантне информације, чију структуру треба унапред осмислити, јер функционалност програма омогућава снимање података у неколико облика:
- Сада је најпогоднији и најчешћи тип структурирања информација табела. По својим могућностима и изгледу, табеле у Аццессу се не разликују много од оних у Екцелу, што заузврат знатно поједностављује пренос података из једног програма у други.
- Други начин уноса информација су обрасци, они су донекле слични табелама, међутим, пружају визуелнији приказ података.
- Да бисте израчунали и приказали информације из ваше базе података, обезбеђени су извештаји који вам омогућавају да анализирате и израчунате, на пример, ваш приход или број других уговорних страна са којима радите. Они су веома флексибилни и омогућавају вам да извршите било какве прорачуне, у зависности од унетих података.
- Примање и сортирање нових података у програму се врши путем захтјева. Уз њихову помоћ можете пронаћи специфичне податке између неколико табела, као и креирати или ажурирати податке.
Све наведене функције налазе се на траци са алаткама, на картици "Креирај". Тамо можете изабрати тачно који елемент желите да креирате, а затим, у отвореном “Конструктору”, прилагодите га.
Креирање базе података и увоз информација
Када сте креирали нову базу података, једина ствар коју ћете видети је празна табела. То можете урадити ручно или попунити копирањем потребних информација са Интернета. Имајте на уму да сваки податак који доприносите треба да буде стављен у посебну колону, а сваки унос треба да има лични ред. Иначе, колоне се могу преименовати да би боље прегледале садржај.
Ако су све потребне информације у неком другом програму или извору, програм вам омогућава да подесите увоз података.
Све поставке за увоз се налазе на одвојеној картици у контролном панелу, која се зове “Екстерни подаци”. Овде, у области „Увоз и повезивање“, приказани су доступни формати, укључујући Екцел документе, Аццесс, текстуалне и КСМЛ датотеке, Интернет странице, Оутлоокове фасцикле, итд. Након одабира потребног формата из којег ће се преносити информације, биће вам потребно наведите путању до локације датотеке. Ако се налази на било ком серверу, програм ће захтевати да унесете адресу сервера. Приликом увоза, наићи ћете на разне поставке које су дизајниране за исправан пренос података у Аццесс. Следите упутства програма.
Кључни кључеви и односи са табелама
Приликом креирања табеле, програм аутоматски додељује сваки унос јединственим кључем. Подразумевано, има колону имена која се проширује када се додају нови подаци. Ова колона је примарни кључ. Поред ових основних кључева, база података може садржати и поља која се односе на информације садржане у другој табели.
На пример, имате две табеле које садрже сродне информације. На пример, називају се "Дан" и "План". Одабиром поља "Мондаи" у првој табели, можете га повезати са било којим пољем у табели "План", а када пређете преко курсора преко једног од ових поља, видећете информације и повезане ћелије.
Такви односи ће олакшати читљивост ваше базе података и сигурно ће повећати његову практичност и ефикасност.
Да бисте направили везу, идите на картицу „Рад са базама података“ и у области „Односи“ изаберите дугме „Дата сцхеме“. У прозору који се појави, видећете све базе података које се обрађују. Треба напоменути да базе података морају садржавати посебна поља за стране кључеве. У нашем примеру, ако желите да прикажете дан у недељи или број у другој табели, оставите поље празно, називајући га Даном. Такође конфигуришите формат поља, пошто би требало да буде исти за обе табеле.
Затим, након отварања две табеле, превуците поље које желите да повежете у посебно припремљено поље за страни кључ. Појавит ће се прозор "Уреди односе" у којем ћете видјети одвојено одабрана поља. Да би се осигурало да се подаци у оба повезана поља и табеле промијене, означите кућицу “Осигурање интегритета података”.
Креирање и типови захтева
Захтјев је акција у програму, захваљујући којој корисник може уређивати или уносити податке у базу података. Заправо, захтеви су подељени у 2 типа:
- Изборни захтјеви, захваљујући којима програм добива одређене информације и врши калкулације на њему.
- Захтеви за акцију који додају информације у базу података или их бришу.
Одабиром "Чаробњака за упите" на картици "Креирај", програм ће извршити процес креирања одређеног типа упита. Следите упутства.
Захтеви вам могу у великој мери помоћи у организовању података и увек се односе на одређене информације.
На пример, можете да креирате захтев за избор за одређене параметре. Ако желите да видите информације о одређеном датуму или дану дневне табеле за читаво временско раздобље, можете поставити сличан упит. Изаберите "Куери Десигнер", ау њему је потребна табела. По подразумеваној вредности, захтев ће бити изборан, постаје јасно ако погледате на палету са означеним дугметом „Селецтион“. Да би програм трагао за тачним датумом или даном који вам је потребан, пронађите редак “Услов одабира” и унесите фразу [који дан?]. Запамтите, упит мора бити постављен у квадратне руке [] и завршити упитником или двоточком.
Ово је само једна од опција за коришћење упита. У ствари, уз њихову помоћ, можете креирати и нове табеле, одабрати податке по критеријима, итд.
Прилагодите и користите обрасце
Захваљујући употреби образаца, корисник ће моћи лако да прегледа информације за свако поље и да се пребаци између постојећих уноса. Са дугорочним инпутом, употреба образаца поједностављује рад са подацима.
Отворите картицу „Креирај“ и пронађите ставку „Образац“ кликом на коју ће се појавити стандардни образац, на основу података ваше табеле. Појављена поља са информацијама подложна су свим врстама промена, укључујући висину, ширину, итд. Имајте у виду да ако постоје односи у табели, видећете их и можете поново конфигурисати у истом прозору. На дну програма видећете стрелице које ће вам омогућити да редом отворите сваку колону табеле или одмах пређете на прву и последњу. Сада сваки од њих представља посебан унос, поља које можете прилагодити кликом миша на гумб "Додај поља". Измењене и унете на овај начин информације ће бити приказане у табели иу свим табелама које су приложене. Након постављања обрасца, морате га спремити притиском на комбинацију типки "Цтрл + С".
Креирање извештаја
Главна сврха извештаја је да кориснику пружи општи резиме табеле. Извештај можете креирати апсолутно било које, зависно од података.
Програм вам омогућава да изаберете тип извештаја, под условом да неки од њих изаберу:
- Извештај - аутоматски извештај ће бити креиран користећи све информације дате у табели, међутим, подаци неће бити груписани.
- Празан извештај је празан образац, подаци за које можете да изаберете из тражених поља.
- Чаробњак за извештаје - помоћи ће вам да прођете кроз процес креирања извештаја и групишете и форматирате податке.
У празном извјештају можете додавати, брисати или уређивати поља, попуњавати их потребним информацијама, креирати посебне групе које ће вам помоћи да одвојите одређене податке од осталих, и још много тога.
Изнад су све основе које ће вам помоћи да се носите и прилагођавате Аццессов програм за себе, међутим, његова функционалност је прилично широка и омогућава прецизније подешавање функција о којима се овде говори.